E-akta

Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszła w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją tzw e-akta. Ustawa ta ma na celu usystematyzować system przechowywania dokumentacji pracowniczej. Najważniejszą zmianą wynikająca z ustawy jest zmiana okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników w postaci elektronicznej zamiast papierowej. Na skutek zmiany pracodawcy, którzy zdecydują się na przejście z dokumentacji tradycyjnej na elektroniczną w dłuższej perspektywie zaoszczędzą miejsce, czas i pieniądze. 

 

Do każdej zmiany można się dostosować

Na tym etapie ustawa ma kilka nieścisłości i luk, które w przyszłości powinny zostać uszczelnione. W dłuższej perspektywie ustawa ta przyniesie więcej korzyści niż szkód. Jedną z znaczących korzyści jest fakt oszczędności jakie mogą uzyskać pracodawcy – kwoty sięgają nawet kilku tysięcy rocznie. Oszczędności mogą uzyskać na wynajmie magazynów pod archiwum, zakupie artykułów papierniczych, a także na etatach pracowników potrzebnych do obsługi archiwum. Pracodawca, który zdecyduje się na przejście z tradycyjnych akt pracowniczych na e-akta zderzy się z koniecznością spełnienia wymagań związanych z digitalizacją akt, uwierzytelnieniem, zabezpieczeniem oraz przechowywaniem akt w e-archiwum. Dodatkowo należy złożyć wnioski do ZUS o chęci przejścia z tradycyjnych akt pracowniczych na e-akta – należy złożyć formularz ZUS OSW i raport ZUS RIA. W sytuacji gdy pracodawca nie złoży powyższych dokumentów nadal będzie miał obowiązek przechowywania przez 50 lat akt pracowniczych osób zatrudnionych  między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Po dniu 1 stycznia 2019 r. obligatoryjnie okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 10 lat. 

Na skutek wprowadzonych zmian pracownicy zyskają pewność przekazania ich dokumentacji do ZUS w chwili zakończenia stosunku pracy. Zyskają większe bezpieczeństwo przechowywania danych i szybszy dostęp. W chwili starania się o uzyskanie świadczeń rentowych lub emerytalnych nie będą musieli martwić się o dostarczenie dokumentacji potrzebnej przy wyliczaniu świadczeń. Obowiązek ten spłynie na pracodawców w chwili zakończenia stosunku pracy. Dzięki tym rozwiązaniom pracownik może poczuć się pewniej i jest bardziej świadomy swoich praw i obowiązków. 

 

Okres przechowywania

Warto pamiętać, iż w zależności od okresu zatrudnienia w firmie danego pracownika istnieją różne warianty przechowywania akt pracowniczych:

  • 10 lat – Pracownik zatrudniony po 1 stycznia 2019 r. 

  • 10 lub 50 lat – Pracownik zatrudniony po raz pierwszy między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 roku 10 lat. W sytuacji gdy pracodawca złoży formularz ZUS OSW i raport ZUS RIA. Jeśli nie złoży tych formularzy, wówczas 50 lat. 

  • 50 lat – Pracownik zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r.

Należy zwrócić uwagę na okresy przechowywania, zapisy ustaw i rozporządzeń i samemu ocenić, który wariant przechowywania będzie idealny dla danego pracodawcy. 

 


0 Komentarzy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *